FONCTIONNEMENT DE LA BPT DE SAINT LYPHARD
La « Bibliothèque Pour Tous de Saint Lyphard » a été créée en 1989.
Elle est animée par une équipe de 10 bénévoles qualifiés, dont 3 sont spécialisés en littérature « Jeunesse », et 5 bénévoles non qualifiés.
L’équipe désigne chaque année un responsable reconductible pour 3 ans.
Le responsable actuel, Mme A.M. CHARRIEAU, assure la liaison avec le « Centre Départemental des Bibliothèques Pour Tous » situé à Nantes.
Le responsable gère la bibliothèque, anime l’équipe et coordonne les différentes activités de la bibliothèque :
- permanences pour le public
- animation pour les jeunes
- accueil des écoles
- participation au concours « Livrentête »
- accueil des « Nounous » (assistantes maternelles)
- accueil de la garderie
- participation à « Festi’Contes »
- accueil des auteurs régionaux
- échanges-Presqu’île
- participation aux vide greniers
- participation au Prix Culture et Bibliothèques Pour Tous
- expositions
- etc…
LA GESTION DE LA BIBLIOTHEQUE EST UNE « GESTION DELEGUEE ».
Le responsable de la bibliothèque est responsable des comptes de la bibliothèque. Il peut se faire assister par un trésorier.
C’est le Président de l’Association Départementale qui lui donne procuration pour l’utilisation du compte postal ouvert au nom de la bibliothèque.
Les recettes perçues au titre de la participation aux frais sont ventilées en deux fractions : 80% restent à la disposition de la bibliothèque et 20% reviennent à l’Association Départementale : c’est la quote-part.
1- La fraction de 80% est laissée à la disposition de la bibliothèque pour assurer la globalité de son fonctionnement. L’Association Départementale laisse en outre à la bibliothèque la totalité des droits d’inscription et la subvention qu’elle reçoit de la municipalité.
Cette trésorerie doit permettre de couvrir tous les frais de la bibliothèque :
- achat et équipement de livres, achat de petit matériel et petit mobilier.
- frais d’abonnement, d’animation, d’affranchissement et CCP.
2- La fraction de 20% à disposition de l’Association Départementale sert à financer :
- les charges du Centre Départemental (loyer, chauffage,…)
- le fonds départemental de livres, la documentation
- les frais d’animation, déplacements, publicité
- les aides permettant de couvrir, partiellement ou totalement, certains frais exceptionnels de bibliothèques existantes ou nouvelles (travaux, déménagement,…)
- la cotisation à verser à l’Union Nationale. Cette cotisation est fixée à 4% du montant des ressources financières des bibliothèques (Total du Relevé de trésorerie).
TENUE DES COMPTES en « GESTION DELEGUEE »
La bibliothèque tient une comptabilité très simple de ses recettes et de ses dépenses, dont elle rend compte à l’Association Départementale selon les modalités ci-dessous.
L’objet de cette comptabilité est :
- de tenir un compte exact des diverses opérations : recettes et dépenses. Ceci permet de suivre régulièrement la situation financière de la bibliothèque et son évolution.
- d’être ainsi en mesure de fournir les éléments destinés à l’établissement des comptes de l’Association Départementale, comptes qui seront transmis à l’Union Nationale.
Responsabilité
Le responsable de la bibliothèque est responsable des comptes vis-à-vis de l’équipe et vis-à-vis de l’Association Départementale. Il peut se faire aider pour la tenue des comptes par un trésorier.
Le Président de l’Association Départementale peut être amené à contrôler les comptes lui-même, ou par l’intermédiaire d’une personne mandatée.
Documents de tenue des comptes et périodicité
1- Le livre de caisse des permanences, où les opérations sont inscrites au jour le jour.
2- Le livre de comptes établi à partir du livre de caisse et des autres opérations effectuées par le responsable de la bibliothèque. La récapitulation mensuelle (trimestrielle) est transmise au Centre Départemental ; son double reste à la bibliothèque qui le conserve obligatoirement dans ses archives.
3- Le livre de banque sur lequel sont inscrits tous les mouvements d’argent en espèces ou par chèque, remises et retraits. Ce livre permet également de vérifier l’exactitude des relevés adressés à la bibliothèque par la banque.
4- Le compte d’exploitation annuel : récapitulation annuelle des comptes mensuels.
Enfin, il est bon de rappeler que, lors de chaque permanence, doit être également tenu le cahier de statistiques.
NATURE DES RECETTES ET DEPENSES
1-RECETTES
- Droits d’inscription : inscription annuelle par famille de lecteurs 16 €, les prêts sont gratuits.
La gratuité des prêts est le résultat de la convention établie entre la commune de Saint Lyphard et « Culture et Bibliothèques Pour Tous ». Il s’agit d’une compensation financière.
Cette somme est établie dans la convention selon les critères suivants :
0,40 € par livre « Jeunesse » emprunté et 1 € par livre « Adulte » emprunté.
La quote-part réservée à l’Association Départementale est de 20% de cette compensation financière. Elle représente en fait la participation aux frais.
- Remboursement de livres : chaque livre perdu ou détérioré doit être remboursé par le lecteur auteur du fait.
- Dons manuels : par les lecteurs ou les bibliothécaires.
- Subventions :
Le terme de « subvention » est réservé aux « allocations » qui sont susceptibles d’être renouvelées, sans la moindre certitude, puisqu’elles nécessitent un accord annuel du seul Conseil Municipal qui peut, à tout moment interrompre le versement sans être tenu de donner une explication [aucun accord n’ayant été passé entre les deux parties (le montant de la somme étant laissé à la discrétion du donateur, même si parfois une demande précise a été faite)].
La bibliothèque fonctionne selon les règles habituelles et la subvention dépend du seul bon-vouloir du Conseil Municipal.
- Autres recettes : vide greniers.
2- DEPENSES (toutes les dépenses sont faites par le Centre Départemental à Nantes)
- Achats de livres
- Fournitures d’équipement
- Frais de locaux (à la charge de la Municipalité qui en est propriétaire, le fonds appartenant au Centre Départemental)
- Formation, information (abonnement aux revues « Notes Bibliographiques » et « Bulletin de liaison », stages de formation et sessions diverses)
- Animation, publicité
- Fournitures de bureau
- Matériel ou installation (matériel informatique, connexion internet)
L’équipe de la bibliothèque est reliée à l’ensemble du réseau « Culture et Bibliothèques Pour Tous » :
- elle participe à sa vitalité et à son fonctionnement
- elle accepte le mode de gestion de son Association qui fixe le taux de la quote-part à 20% sur les participations aux frais et les compensations financières.
Cette règle est impérative et toutes les bibliothèques doivent s’acquitter de la quote-part sans déduction pour quelque raison que ce soit.
COMPTE POSTAL
Un compte postal est ouvert au nom de l’Association « Culture et Bibliothèques Pour Tous ».
Tous les mois, le responsable de la bibliothèque adresse au Centre Départemental une photocopie du dernier relevé postal en justifiant, s’il y a lieu, l’écart pouvant exister avec le livre de trésorerie.
